Blog

Vergaderen in Nederland kost 60 miljard Euro per jaar. Dat kan efficiënter, korter en ook leuker. Laat je inspireren door onderstaande tips.


Ideekillers

Je kunt er flink last van hebben: ideekillers in een brainstorm: “Doe niet zo dwaas”, “Het mag toch niet van de baas”, “Dat is niet ons probleem”, “Denk er nog eens over na”, “Laten we realistisch blijven”, “Daar zijn wij nog niet rijp voor”, “Sinds wanneer ben jij een expert geworden?”, “Als het echt een goed idee was, hadden anderen het al lang geprobeerd.”
Oordelen zit ingebakken, lijkt het wel. Daarom is de hoofdregel in een brainstorm: stel je oordeel uit!


Een goede vraag is het halve antwoord

Vaak zoeken we antwoorden bij verkeerde vragen. Dat is jammer van de tijd. Als je de feiten niet kent, ben je aan het speculeren. Een verkeerde startvraag leidt tot onbruikbare antwoorden. Je analyseert eenvoudig met “wie?”, “wat?”, “waar?”, “wanneer?” en “waarom?” (5xW). De belangrijkste vraag is waarom. Door enkele keren “waarom” te vragen, kom je tot de kern van het probleem. Een brainstormvraag is goed bruikbaar als die kort, positief, concreet, duidelijk, zonder jargon en ambitieus is.


Brainstorm: zegen en vloek van kritiek

Wanneer je toelaat dat elk nieuw idee meteen van commentaar wordt voorzien, zal de brainstorm niet erg vruchtbaar zijn. Vaak sneuvelen ideeën in de kiem door (ongezouten) kritiek of hoongelach. Ben je afdelingshoofd, teamleider of een ego-type? Houd dan jezelf in bedwang en gun anderen hun inbreng. In de fase van ideeën bedenken spreek je af geen kritiek te leveren. In de idee-fase is kritiek een vloek.
Daarna komt de selectie-fase. Op basis van gezamenlijke criteria beoordeel je alle ideeën, totdat je er de beste hebt uitgelicht. In de fase van selecteren en kiezen is kritiek een zegen!


Visualiseren

Een plaatje zegt meer dan duizend woorden. Het helpt om over dromen of visies te communiceren. Complexe zaken zijn gemakkelijker te verbeelden dan in woorden uit te leggen. En wanneer gezamenlijke afspraken of resultaten in een “graphic”, voor een ieder zichtbaar tot stand komen, ontstaat gemakkelijker unanimiteit. Dat gezamenlijke resultaat blijft ook gemakkelijker hangen in het groepsgeheugen. Door visualisatie kun je discussie beperken en sneller en doelgerichter werken!


Timmeren met een nijptang? Over werkvormen

Er zijn verscheidene boeken over werkvormen geschreven. Van harte aanbevolen om er in te neuzen of er een aan te schaffen! Voor verschillende vergaderfuncties zijn in de loop van de tijd werkvormen bedacht: kennismaken, analyseren, brainstormen, evalueren, communiceren, informatie verzamelen, een businessplan maken, enz. Niet elke werkvorm is geschikt voor elke situatie of context. Groepsgrootte, locatie, eigenschappen van deelnemers, voorgeschiedenis, te bereiken doel, enz. bepalen in hoge mate de inzetbaarheid van een werkvorm. Het blijft maatwerk. Werkvormen toepassen is vooral de professie van een facilitator.


Powerpoints: van hoofdrol naar bijrol

Presentaties met Powerpoint hebben als werkvorm veel nadelen. In de eerste plaats ben je afhankelijk van techniek. Die aan de praat krijgen kost tijd. En er gaat nog wel eens wat mis. Powerpoints maken is een kunst. Vaak staat er teveel tekst op een dia. En in ieder geval kost het maken van een Powerpoint heel veel tijd. Sheets leiden de aandacht af van jouw verhaal. En als je tijdens je verhaal naar het scherm kijkt, maak je geen oogcontact. Waarom zou je voorlezen? Het publiek leest veel sneller dan jij kunt praten. Nee, laat die Powerpoint maar zitten. Hooguit ter ondersteuning om iets te laten zien wat op een andere manier niet kan.


Helder communiceren

Goede communicatie is helder en concreet, uitnodigend en waar mogelijk gevisualiseerd, zodat in één oogopslag wordt begrepen waar het om gaat. Compact schrijven is een kunst. Hoe minder tekst, hoe beter! Effectieve communicatie is op het juiste moment beschikbaar, overtuigt en mobiliseert mensen tot actie. En dan gaat er echt wat veranderen. IdeeSupport investeert graag in slagvaardige communicatie.

Vergaderen vergaderen vergaderen vergaderen vergaderen vergaderen vergaderen vergaderen vergaderen vergaderen vergaderen